Alle som skal ha en webside i dag bør bruke et publiseringsverktøy. Sterkt forenklet kan man si at et publiseringsverktøy er som en mal hvor systemet sørger for at innholdet du skriver havner på riktig plass og at det ser riktig ut.

Innhold er skilt fra formatering. Et publiseringsverktøy er et verktøy som gjør det enkelt for alle - selv om de ikke kan web - å oppdatere innholdet på websider. De aller fleste publiseringsverktøy er nettbasert og har en ”frontend”-del og en ”backend” – del. Frontend er den delen av websidene som sluttbrukerne ser. Backend er et passordbeskyttet område hvor sidene administreres. Alt styres via web. Det er ikke nødvendig å installere noen programmer lokalt.